Excel / Calc Grundlagen #1

Tabellenkalkulationen wie Excel oder Calc sind mächtige Werkzeuge, wenn sie richtig eingesetzt werden. Aber sie können auch die Quelle von Frust und Ärger sein, wenn von Beginn an strukturelle Fehler gemacht werden. Natürlich kann man Excel auch als besseren Taschenrechner benutzen und dann benötigt es kaum Struktur. Wenn Du aber Daten speichern, nutzen und / oder berechnen willst, dann solltest Du Dir vorher ein paar Gedanken machen.

  1. Ziel
    Was möchtest Du mit dieser Tabelle erreichen? Formuliere es in einem Satz oder weniger.
  2. Felder
    Überlege Dir vorher genau, welche Felder Du brauchst um Dein Ziel zu erreichen. Natürlich kannst Du die Struktur später noch ändern aber nichts ist ärgerlicher als später Unmengen von Daten nachtragen zu müssen, weil man etwas vergessen hat.
  3. Ein Eintrag in eine Zeile.
    Wenn Du zum Beispiel Geburtsdaten speicherst, schreibst Du die Daten immer nebeneinander.
  4. Jede Zelle in einer Spalte hat immer den gleichen Zweck.
    Es stehen also alle Vornamen untereinander. Fehlt mal etwas, bleibt es leer.
  5. Nutze Design Funktionen.
    Fettdruck, Linien und Hintergrundfarben sind einfache Mittel um Tabellen übersichtlicher zu machen. Nutze sie.
  6. Wenn möglich nutze immer Formeln.
    Wenn etwas berechnet werden kann, schreibe es nicht in die Zelle, sondern berechne es mit einer Formel. Wenn Du später einen Parameter, wie im Beispiel die Anzahl, änderst, berechnet die Tabellenkalkulation automatisch das neue Ergebnis.
  7. Aufwand nicht überschätzen
    Den Aufwand zur Pflege von Daten sollte man nicht überschätzen. Eine einmalige Eingabe auch größerer Datenmengen wird oft im Aufwand überschätzt. Hier hilft es einfach mal loszulegen und die Zeit von ein paar Eingaben zu stoppen und nachzurechnen. Brauche ich für 10 Einträge eine Minute, schaffe ich in einer Stunde schon 600.
  8. Aufwand nicht unterschätzen
    Den Aufwand zur Pflege von Daten sollte man auch nicht unterschätzen. Wer regelmäßig, zum Beispiel täglich, bestimmte Daten erfassen will, sollte sehr gute Gründe dafür haben. Wenn die Pflege von einer Tabelle auf der Arbeit über den Tag verteilt auch nur eine Stunde in Anspruch nimmt, sind das bereits jeden Monat etwa 20 Stunden. Das sind am Ende des Jahre 240 Stunden oder 30 volle Arbeitstage. Überlege also immer genau, ob der Aufwand Dir an anderer Stelle mehr Zeit spart oder mindestens einen angemessenen Stundenlohn an mehr Gewinn bringt.

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