Das Minimal-Büro

Heutzutage gibt es mehr Gelegenheiten sich selbständig zu machen als jemals zuvor. Und wer keine eigene Idee hat, findet genug Videos erfolgreicher Entrepreneurs auf Youtube, die einem über die größten Hürden hinweg helfen. Dabei wird jedoch immer wieder vergessen, dass es eben auch, wenn auch virtuell, ein Büro braucht, um selbständig zu sein. Viele der Dienstleistungen kann man outsourcen, Rechnungen können online geschrieben werden und viele Steuerberater mögen Emails heutzutage eh lieber als Briefe. Aber auch diese EMails und die Rechnungen schreibt man doch lieber nicht auf dem Handy, obwohl das technisch durchaus möglich ist.

Was brauchst Du mindestens für ein funktionierendes und vor allem produktives Büro? Dieser Beitrag beleuchtet meine persönliche Meinung zu dem Thema und ist für Anfänger im IT-Bereich gedacht, nicht für Profis. Niemand kann so gut beurteilen was Du brauchst, wie Du selbst. Die Kompetenz selber zu haben, ist also auf jeden Fall die beste Idee aber falls Du keine entsprechende Ausbildung oder Erfahrung hast, sind hier ein paar Tipps.

Vorab möchte ich noch darauf hinweisen, dass ich für den professionellen Einsatz von Bastellösungen jeglicher Art abrate. Nichts kann einen so sehr aus der Produktivität rausreißen wie etwas, dass nur „mal schnell“ repariert oder gewartet werden will. Frauen sind darin besser aber Männer laufen dann immer Gefahr sich dadurch mit sinnlosen Basteleien zu beschäftigen, anstatt zu arbeiten. Natürlich fühlt es sich gut an, wenn die IT mal wieder aufgeräumt und in Tip-Top Zustand ist, wenn das aber eigentlich Arbeitszeit hätte sein sollen, dann war es verschwendete Lebenszeit. Und selbst wenn das Basteln zu Deinem Konzept gehört und Du Bastelvideos machst, ist das Basteln an Deinen Arbeitswerkzeugen doch wieder nur verschwendete Lebenszeit. Ich empfehle Dir, es zu lassen.

Admin Tätigkeiten

Für die „Admin“-Tätigkeiten wie Rechnungen schreiben, Kunden analysieren und Kalkulationen empfehle ich ein Notebook mit guter Leistung und 17″ Monitor. Manchen reicht ein 15″ Monitor, ich persönlich finde die zu klein aber es hängt eben auch davon ab, wie oft man unterwegs mit dem Notebook arbeitet. Hat man sich so sehr an das Notebook gewöhnt, dass man es ständig unterwegs nutzt, wäre ein 17″ Notebook tatsächlich zu klobig.

Also stellt Euch diese Fragen:
1. Reise ich ständig und muss mit dem Notebook ständig Mobil sein?
2. Arbeite ich mehr als die Hälfte der Zeit unterwegs?

– Wenn ja: 15″ Notebook.
– Wenn nein: 17″ Notebook.

Das Notebook sollte ein Business Gerät von guter Qualität sein. Ich empfehle aktuell z.B. Lenovo oder Dell (nein, ich bekomme kein Geld dafür). Lenovo setze ich selber ein und bin sehr zufrieden. Das Notebook sollte mindestens 3 USB Anschlüsse und einen Anschluss für einen externen Monitor haben. Bei den technischen Details werde ich ein paar vereinfachte Aussagen als Orientierung treffen, die sind etwas unpräzise aber sie sollen nur eine Orientierung bieten.

Die Notebook Ausstattung

  1. Prozessor
    Als Prozessoren betrachte ich I3 als „Minimum“, I5 als „reicht erst mal“ und also gut empfinde ich die meisten I7 Prozessoren.
  2. Speicher
    Als Speicher sollten mindestens 8GB zur Verfügung stehen.
  3. Festplatte
    Die Festplatte sollte eine SSD mit mindesten 256GB sein. Wenn Du Videos bearbeiten willst, solltest Du über eine 1TB SSD für den Start nachdenken. Du kannst die Videos aber nach der Bearbeitung auch auf den langsameren HDDs speichern. Wenn diese über USB3 angeschlossen sind und eine gute Leistung haben, ist der Zeitaufwand erträglich. Wenn Videos zu Deiner Haupttätigkeit werden, solltest Du Hilfe bei erfahrenen Youtubern suchen, so kannst Du Dir viele Fehler ersparen.
  4. Anschlüsse
    Mindestens 3x USB und davon sollten mindestens zwei USB3.0 sein. Außerdem empfehle ich einen Anschluss für einen externen Monitor und einen Anschluss für Netzwerkkabel.
  5. Akkulaufzeit
    Das ist nur wichtig, wenn Du sehr viel unterwegs arbeiten musst. Bisher war das bei meinen Einrichtungen noch nie ein Problem. Admin Tätigkeiten werden selten abseits einer Stromversorgung durchgeführt. Heutzutage gehen die Hersteller der Notebooks übrigens dazu über, dass die Akkus nicht mehr ohne Weiteres ausgetauscht werden können.
  6. Das Betriebssystem
    Nimm das, was Du kennst (und was Dich nicht zum Basteln verführt). Früher habe ich Apple wegen seiner fehlenden Flexibilität geradezu verachtet, heute muss ich eingestehen, dass es als Arbeitswerkzeug Windows oft schlägt. Es läuft einfach. Natürlich gibt es einiges an günstiger und freier Software, die es eben nur für Windows gibt, die wirst Du aber nur brauchen, wenn Du bereits damit arbeitest. Und selbst dann solltest Du hinterfragen, ob das wirklich die optimale Lösung ist. Cloud Lösungen sind oft mit einem negativen Beigeschmack versehen, da die Daten nun mal meistens entwendet und verwendet werden, wenn es aber um Produktivität und Leistung geht, ist das oft ein guter Kompromiss. Aber natürlich nicht immer.

Der Rest sind Details oder Qualitätsmerkmale, die nicht wirklich wichtig sind. Natürlich ist ein entspiegelter Monitor besser aber andere Dinge sind wichtiger.

Zusätzliche Ausstattung

  1. Externe Tastatur und Maus
    Deine Handgelenke und Deine Arbeitsgeschwindigkeit werden Euch danken, wenn Du eine externe Maus und Tastatur einsetzt. Ich nutze gerne Logitech MK540, die bei ca. 40€ liegt aber falls Dir eine andere lieber ist, wird die sicherlich auch ihre Job machen.
  2. Externer Monitor
    2 Monitore nutzen zu können ist ein riesiger Produktivitätsfaktor. Ein Beispiel: Du liest einen aufwendigen Text und willst darauf antworten oder etwas dazu schreiben. Hast Du 2 Monitore, kannst Du Dir auf einem den Text anzeigen lassen und auf dem Anderen die Antwort verfassen. Auch beim Üben auf Basis von Anleitungen bringt es sehr viel, wenn die Anleitung parallel angezeigt werden kann.
  3. USB 3.0 Hub
    Es ist erstaunlich, wie viele Geräte Du später an das Notebook anschließen wirst. Ein Anschluss ist bereits mit Deiner Tastatur und Maus belegt. Eventuell brauchst Du eine gute Webcam, eine externe Festplatte oder möchtest Fotos von Deinem Handy herunterladen, Viele gute Kopfhörer werden ebenfalls per USB angeschlossen und die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Am Besten Du planst von Anfang an einen guter HUB mit 8 Anschlüssen ein, so gibt es erst mal keine Engpässe. Bei der Wahl empfiehlt es sich die Rezensionen anderer Nutzer z.B. bei Amazon zu lesen, um ein gutes Gerät zu finden. Bitte beachte, dass externe Festplatten, die sehr schnell sein müssen, möglichst nicht über einen HUB angeschlossen werden sollten, schon gar nicht an den gleichen wie die Webcam.
  4. Drucker / Scanner / Multifunktionsgerät
    Ab und zu muss halt doch etwas gedruckt und ein Steuerbescheid oder ein Personalausweis gescannt werden. Ich nutze daher im kleinen Büro Multifunktionsgeräte, aktuell ein Brother MFC-9332CDW. Es gibt kleinere Geräte auf Tintenbasis wie das DCPJ572DW, ich rate jedoch von Tintengeräten ab und rate ausschließlich zu Toner. Tinten können bei seltener Benutzung eintrocknen und wird das Gerät oft genutzt, ist Tinte einfach viel teurer als Toner. Ich empfehle allerdings das Gerät per WLan anzubinden. Ein klobiges Multifunktionsgerät will niemand auf dem Wohnzimmertisch haben und genau so wenig will man an einem entspannten Abend ein USB Kabel durch den Raum liegen haben. Ein Anschluss per Netzwerkkabel ist zwar auch eine gute Idee, nimmt einem aber oft Flexibilität. Bedenke das Wichtigste beim Starten eines neuen Projektes: Es muss Spaß bringen. Kabelchaos bringt kein Spaß und belastet.
  5. Internet
    Ich schreibe es nur der Vollständigkeit halber: Du brauchst natürlich Internet. Es gibt zwar auch vieles, was Du ohne Internet erledigen kannst aber früher oder später brauchst Du es, also plane es ein. Ich empfehle einen WLan Router wie die Fritzbox als Basis.
  6. Notebooktasche
    Für unterwegs wirst Du eine gute Tasche benötigen. Was genau „gut“ für Deinen Reisestil bedeutet, weißt nur Du. Brauchst Du vielleicht Platz für zusätzliche Kleidung? Musst Du mit Regen rechnen und muss die Tasche wasserdicht sein? Für mich sind folgende Punkte wichtig: Die Tasche muss einen Nieselregen abkönnen, der Platz muss für 2 Notebooks, 2 Tablets und ein Paar Kopfhörer, sowie Netzteile und Mäuse reichen. Die Tasche muss außerdem gut gepolstert sein, da sie meistens im Auto genutzt wird.
  7. Externe Festplatte
    Falls Du Daten auf einer externen Festplatte ablegen möchtest, solltest Du Dich auf Amazon oder bei dem Händler Deiner Wahl über die Erfahrungen anderer Nutzer informieren. Welche Leistung bringt die Festplatte wirklich? Sie sollte USB3.0 unterstützen und desto schneller sie ist, desto eher wirst Du sie regelmäßig nutzen. Es gibt übrigens einen Zusammenhang zwischen der Geschwindigkeit der Festplatte und der Anzahl der freiwillig gemachten Backups, dass solltest Du nicht unterschätzen.

Das Tablet

Ein Notebook ist unabhängig von der Größe immer klobig und schwer im Vergleich zu einem Tablet. Wenn nur kurze Texte getippt oder nur gelesen werden wollen, ist ein Notebook überflüssig. Auch für Youtube Videos in denen man etwas erkennen möchte, sind Tablets oft der beste Kompromiss zwischen Handhabung und Größe. Ich empfehle 10″ Tablets zum Arbeiten und 7″/8″ zum Lesen. Ich nutze gerne Amazon Fire HD Tablets zum Lesen, zum Arbeiten und für viele Apps sind iPads aber besser. Für die Amazon Geräte gibt es viele Apps leider nicht, wodurch die nur bedingt einsetzbar sind. Natürlich kann man die „rooten“ und dann alle Android Apps installieren, womit Du allerdings schon wieder sehr viel Arbeit in etwas investierst, was ein Werkzeug sein sollte. Ein iPad mit 10″ erfüllt beide Zwecke hervorragend. Aber es gilt primär: Nutze, was Du kennst. Wenn du seit 10 Jahren Android nutzt und schon hunderte Euro in Apps investiert hast, kann Android die bessere Wahl sein.

Nutze aber möglichst getrennte Tablets für privates oder die Arbeit. Du möchtest beim Start Deines Arbeitstablets auf keinen fall zur Begrüßung Deine Hobby-Apps oder irgendwelche Nachrichtenseiten sehen. Am Besten Du sperrst die auf dem Gerät sogar. Auch ganz wichtig: Wenn Du an Deinen Android Tablets gerne bastelst, nutze kein Android Tablet zum arbeiten. Beschränke von Anfang an die Möglichkeiten zur Ablenkung.

Das Handy

Aktuell nutze ich ein iPhone aber auch Android Geräte können für die Produktivität gut sein. Ich bin lediglich iPhones gewohnt und schätze die Einfachheit dieses Werkzeugs. Android Geräte können zwar individueller eingestellt und genutzt werden aber wie ich oben schon schrieb: Es ist in diesem Fall ein Werkzeug und Zuverlässigkeit ist wichtiger. Am wichtigsten ist aber die Frage, was Du gewohnt bist und womit Du schnell und produktiv arbeiten kannst. Auf jeden Fall solltest Du ein aktuelles Gerät mit viel Speicher und einer guten Kamera einsetzen. Es gibt einfach viel zu viele Situationen, in denen mal schnell Fotos gemacht werden müssen (oder aus Marketing-Gründen sollten). Dann sollte alles griffbereit in der Hosentasche sein. Hinzu kommt, dass mit aktuellen Geräten viele Arbeiten auf die Schnelle Remote durchgeführt werden können. Ein Office 365 oder Google Docs auf die Schnelle im Zugriff zu haben ist ein sehr wertvoller Wegbegleiter. Es gibt auch viele andere wertvolle Apps, die Dich produktiver machen und Dir sehr viel Arbeit abnehmen können, dazu folgt aber später mehr.

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