[WIP] Todo – Outlook 2013 Aufgaben 2/6

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Teil 2 von 6, die Agenda findest Du ganz unten.

Outlook 2013 wird während ich diesen Artikel schreibe (09.2019) noch in vielen Firmen eingesetzt. Es ist ein zuverlässiges und vor allem übersichtliches Programm. Die Aufgabenverwaltung reicht um einfachen Ansprüchen zu genügen und vor allem ist sie mit dem Posteingang von Outlook verlinkt, was einige spannende Funktionen ermöglicht

Wenn Du Outlook 2013 gestartet hast, aktivierst Du die Aufgaben, indem Du unten Links im Fenster auf „Aufgaben“ klickst. Falls „Aufgaben“ nicht angezeigt wird, sondern zum Beispiel nur „Mail“ und „Kalender“, klicke auf die 3 Punkte daneben und dann auf „Aufgaben“.

Die übersichtliche Struktur besteht standardmäßig aus den Spalten:

  • Icon
  • Erledigt
  • Beschreibung
  • Fällig am
  • Kategorien
  • Wiedervorlage-Flagge

Mehrere Aufgaben werden untereinander aufgelistet. Die Spalten kannst Du anpassen und Du kannst sogar komplett eigene Formulare entwickeln. Nun wollen wir aber nicht als Softwareentwickler, sondern als Anwender auf die Programme schauen.

So kannst eine neue Aufgabe anlegen:

  1. Oben links auf „Neue Aufgabe“ klicken.
  2. Auf den leeren Hintergrund des Aufgabenfensters doppelklicken.
  3. Ein Objekt (z.B. ein Excel-Dokument oder eine beliebige Datei) in das Aufgabenfenster ziehst.
  4. Eine EMail in der EMail-Ansicht auf den Schriftzug „Aufgaben“ im unteren Bereich von Outlook ziehst.
  5. Die „Nachverfolgen“-Funktion in den Emails benutzen.
  6. Eine Email in das geöffnete Aufgabenfenster ziehen.

Eine neue Aufgabe ist im Falle von 1. und 2. leer, im Falle von 3. enthält sie bereits das entsprechende Dokument und im Falle von 4. und 5. den Inhalt der entsprechenden Email.

Ganz wichtig, dass bei Methode 5. und 6. die Aufgabe dann mit der Email „verknüpft“ ist und ein Löschen der Aufgabe auch die Email löscht. Oft ist es sinnvoller, eine Leere Aufgabe anzulegen und die Email per Drag’n’drop als Inhalt in die Aufgabe zu ziehen. Aufgaben sollten nur aus Emails erstellt werden, wenn es sich wirklich nur um Nachverfolgungen von Emails handelt. Zum Beispiel schickst Du eine Anfrage an einen Lieferanten. Falls dieser nicht antwortet und Du den Fall nicht weiter verfolgst, würde Dein Projekt nicht weitergehen. Also markierst Du die Email z.B. zur Nachverfolgung und so verlierst Du den Vorgang nicht aus den Augen. Da Dein Gehirn genau weiß, wie zuverlässig oder unzuverlässig Deine Methoden sind, würdest Du in so einem Fall eben doch permanent an das Projekt denken. Und genau das wollen wir ja vermeiden.

Das wichtigste Feld in einer Aufgabe ist der Betreff. In der Liste wird nur der Betreff angezeigt und dieser auch nur bis zu einer gewissen Länge.

Da Outlook standardmäßig wenige Möglichkeiten zur Strukturierung anbietet, solltest Du Dir bei vielen Aufgaben Gedanken über die Struktur der Betreffs machen. Du könntest zum Beispiel einen Projektbezug im Betreff unterbringen. Wenn Du nun noch die Aufgabe durch auswählen einer Kategorie farblich markierst, kannst Du schon mit einfachen Mitteln sehr viel Übersicht gewinnen.

Das Ergebnis ist dann trotz einfachster Mittel schon recht übersichtlich.

Wofür nutze ich Outlook – Aufgaben?

Ich nutze Outlook – Aufgaben hauptsächlich für 2 Dinge, bei denen Outlook mit wenigen Klicks sehr schnell und produktiv genutzt werden kann. Erstens nutze ich es um Emails durch wenige Klicks zur Nachverfolgung zu markieren. Zweitens nutze ich es,

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