Hoffnung und Chancen in Zeiten von Corona

Corona ist schlimm, ja sogar schrecklich. Wir trauern mit den Angehörigen, wir hoffen und manche beten für die Betroffenen. Aber das Leben geht weiter. Wir sollten uns nicht als Opfer verstehen, sondern aufrecht in diese neue Zeit gehen und weiterhin zu uns selbst stehen. Nun werden wir sehen, wer im Herzen ein Kämpfer ist und seinen Weg weiter geht, nun erst recht mit noch größeren Schritten. Und für alle, denen es noch nicht ganz klar war: Wir werden alle sterben. Die Frage ist nicht wann, sondern, was wir mit der Zeit bis dahin machen.

Inzwischen sind die meisten Firmen dabei, Home-Office als Business Continuity Bestandteil einzusetzen. Firmen basieren zum Teil ihre Existenz darauf, dass die Mitarbeiter keinen Kontakt mehr haben. Was sind nun die positiven Effekte davon? Ich sehe primär 3.

1. Paperless Office / Papierloses Büro

Das Papierlose Büro wird nun endlich Praxis. Durch die örtliche Trennung der Mitarbeiter ist es nun notwendig, alle Dokumente elektronisch zur Verfügung zu stellen. Eine Rückfrage zu einer Rechnung? Eine Recherche zu Einkaufszahlen vom letzten Jahr? Zukünftig gibt es kein Blättern in Akten mehr.

Akten zu blättern ging aber sehr schnell und ein einfaches „ich scan mal schnell“ reich vielleicht als Notlösung ist aber auf keinen Fall ein Ersatz für einen Ordner. Jeder kann das für sich testen, indem man mal schnell in einem Ordner die Einkaufsrechnungen eines bestimmten Lieferanten durchzählt. Der reale Arbeitsaufwand liegt bei einem Ordner unter Umständen im Sekunden Bereich. Wenn wir nun hunderte gescannte PDFs durchklicken, ist das wesentlich aufwendiger und vor allem muss unser Gehirn die neue „Erfassung“ der Dokumente auch erst lernen.

Die Lösung

Eine gut strukturierte Ablage mit Stichwörtern oder gleich die optimale Lösung: Ablage in einem mit dem ERP verknüpften Ablagesystem. Falls Ihr gerade auf die Schnelle eine elektronische Ablage einführt, könnt Ihr mit einfachen Tricks bereits sehr viel erreichen.

1. Plant einen weit verzweigten Verzeichnisbaum gemeinsam mit allen betroffenen Abteilungen.
2. Entwickelt eine gemeinsame Methode Dateien zu benennen und bringt alle wichtigen Stichworte in den Dateinamen.
3. Plant alles mit Blick auf 10 Jahre Nutzung also denkt an Jahresverzeichnisse, ein funktionales Backup und bedenkt, dass Verzeichnisse ohne Jahrestrennung riesig werden können.
4. Denkt auch daran, dass Ihr nach 10 Jahren Daten aus bestimmten Jahren löschen wollt. Um Unfälle zu vermeiden sollte hier eine deutliche Trennung bestehen.

Falls Ihr mehr dazu lesen wollt, können wir dazu später detaillierte Konzepte diskutieren.

2. Homeoffice

Auch das Homeoffice an sich betrachte ich als positiven Effekt. Ein Homeoffice Arbeitsplatz ist eben kein Notebook auf den Knien, sondern besteht aus mindestens einem Schreibtisch, einem Monitor (besser 2) und Tastatur und Maus. Ob das nun an einem PC, einem Notebook oder Tablet hängt, ist gar nicht so wichtig. Aber ein „Arbeitsplatz“ sollte auch zuhause die Handgelenke schonen, den Rücken nicht kaputt machen und für mehrere Stunden geeignet sein.

Ein ganz wichtiger Punkt sind die Kinder: Wer kann, sollte auch zuhause in Zeiten von Corona eine Kinderbetreuung organisieren. Wenn beide Elternteile zuhause im Homeoffice arbeiten ist es oft nicht produktiv, wenn beide behaupten, den ganzen Tag zu arbeiten. Natürlich geht es manchmal, aber meistens ist insbesondere bei kleinen Kindern im Haus auch hier ein Schichtsystem die bessere Wahl, damit man konzentriert und damit produktiv seine Arbeit verrichten kann. Natürlich geht das nicht immer, aber wenn es geht, sollte es umgesetzt werden. Auch die Kinder brauchen ihre Zeit zu verstehen, dass Mama und Papa zwar da irgendwie sind aber trotzdem nicht gestört werden sollen.

Die technische Lösung

Ich empfehle für Arbeitsplätze immer folgende Ausstattung:

1. Ein Schreibtisch in ausreichender Größe. Wer immer noch drucken und Papier bewegen muss, braucht hier wesentlich mehr Platz als jemand im Papierlosen Büro.
2. Mindestens 2 Monitore. Je nach Arbeit können sogar 3 Sinn machen. Ihr solltet jeden Monitor als einzelnen Arbeitsbereich verstehen. So könnt Ihr z.B. Links in Outlook eine Recherche machen und rechts die entsprechenden Emails lesen, um dann links weiter zu recherchieren. Habt Ihr den Platz und einen 3. Monitor, könnt Ihr dort Eure Notizen ablegen. Es ist primär eine Platzfrage aber Ihr solltet damit rechnen, dass Ihr die Arbeit mit zusätzlichen Monitoren wie alles im Leben erst üben müsst.
3. Tastatur und Maus. Ich fange jetzt nicht mit Arbeitsschutz Richtlinien an aber ganz kurz: Stundenlang mit der Notebook Tastatur und dem Touchpad arbeiten ist nicht schlau. Macht Euch Gedanken über Euren Arbeitsplatz und richtet ihn vernünftig ein. Denkt unbedingt an ausreichend Platz zur Handablage. Und bevor Ihr entscheidet, dass Ihr nicht genug Platz habt, denkt ehrlich darüber nach, was aus dem Wohnzimmer / Schlafzimmer raus kann. Natürlich funktioniert das nicht bei allen aber schon bei den Meisten.
4. Ein Bürostuhl. Ein Sofa ist kein Stuhl. Ein Sessel ist kein Stuhl. Ein Küchenstuhl ist kein Bürostuhl. Euer Rücken möchte auch nach der Heimarbeit noch weiter existieren.
5. Connectivity. Die Basis des Homeoffice ist oft, nicht immer, gutes Internet. Dazu gehört eine Kabelverbindung zum Arbeitsgerät und eben ei9ne zuverlässige Internetverbindung. Grundsätzlich sollte das Homeoffice nicht nur aus einem Remote Desktop bestehen sondern es sollte ein Teil der Dateien auch lokal auf dem PC gespeichert sein, damit eine kurze Unterbrechung der Verbindung nicht das Arbeiten stoppt. Hierzu gibt es viele Lösungsansätze, ich persönlich nutze Office 365 mit OneDrive, FTP-Ordner sowie OwnCloud. Alles hat seinen Zweck. Macht Euch mit Eurer IT zusammen Gedanken, was Ihr sicher und stabil abbilden könnt. Am einfachsten ist es natürlich, die Arbeit auszulagern und von einem professionellen Cloud Provider erledigen zu lassen, wie durch Office 365. Das Internet sollte natürlich trotzdem zuverlässig sein. Wenn Ihr eine schlechte Internetanbindung und Infrastruktur-Fachleute in der IT habt, solltet Ihr mit denen einen zweiten Internetzugang (z.B. einen Zugang über Kabel und einen über DSL) und einen Loadbalancer nachdenken.
6. Ruhe. Für viele ist das die schwierigste Herausforderung. Aber einfache Stellwände oder Schiebegardinen können hier schon einen riesigen Unterschied machen. Vielleicht ri8chtet Ihr den Arbeitsplatz auch im Schlafzimmer, der Küche oder der Garage ein. Wir haben z.B. einen kompletten Arbeitsplatz in der Küche und einem im Arbeitszimmer.
7. Die richtige Software. Eine Telefonumleitung sowie eine gute Office Suite sind auf jeden Fall die Grundausstattung. Ich empfehle aber noch weiter nachzudenken. Falls Ihr ein Arbeitszimmer habt, spricht nichts dagegen auch dort mit der Büro-Kleidung zu sitzen und Skype zu installieren. Außerdem werdet Ihr neue Tools zum Organisieren der Zusammenarbeit benötigen. Ihr solltet mit Euren Kollegen reden und verschiedenes ausprobieren Trello, Microsoft-Teams, es gibt viele Möglichkeiten und Ihr solltet offen für Neues sein und testen. Spielt ein wenig herum und plant von Anfang an, Ideen immer nur eine bestimmte Zeit zu benutzen, um ein „Festbeißen“ und Debatten zu vermeiden. Akzeptiert, dass jeder Mensch anders ist und Ihr im Team evtl. unterschiedliche Tools für unterschiedliche Zwecke benötigt.

3. Individualität und Selbstverbesserung

Das ist der für mich wichtigste Punkt. Ein ernsthaftes und produktives Homeoffice ist etwas anderes als ein Notebook auf dem Sofa bei laufendem Fernseher. Wir haben nun die Chance eine neue Arbeitsumgebung selbst zu gestalten und perfekt an unsere Bedürfnisse anzupassen. Ihr habt am liebsten 6 Monitore? Bitteschön! Ihr habt am liebsten einen Monitor und 3 Telefone? Bitteschön! Endlich werden wir nicht mehr in die Firmenvorgaben eingezwängt. Aber wir bekommen auch viel Verantwortung. Zuerst ist da die Organisation des neuen Arbeitsplatzes und das dazu nötige Lernen der technischen Hintergründe. Aber dann kommt das Erlernen der Selbstdisziplin produktiv und konzentriert zu arbeiten. Dies sind meiner Meinung nach die größten Schritte für viele. Und das sind zwei riesige Chancen für alle.
Es kommt eben nicht direkt nach einem Anruf ein IT’ler, also müssen wir lernen, Probleme alleine zu lösen. Und wir sind eben im privaten Umfeld und können uns ganz schnell ablenken, wodurch wir wesentlich mehr Selbstdisziplin brauchen.

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Ich hoffe, Ihr habt ein paar Ideen gefunden und wir gehen nun gemeinsam, trotz aller Widrigkeiten, mit einem Lächeln in die neue Zeit. Bisher haben wir auch Glück aus Erfolgserlebnissen, aus Erreichtem und aus der Selbstverbesserung gezogen. Das sollten wir besonders in schweren Zeiten nicht vergessen und weiter nutzen. Nichts macht glücklicher als ein Erfolg.

Auf diesem Wege Euch und Euren Familien alles Gute.