Videokonferenzen vs Konferenzräume

In Zeiten von Corona verbringen wir viel Zeit in Videokonferenzen. Nach meiner Erfahrung haben die Videokonferenzen riesige Vorteile gegenüber einem Meeting im herkömmlichen Konferenzraum. Wir betrachten Videokonferenzen vs Konferenzräume im Detail.

Konferenzräume

Wir alle haben sicherlich schon viel Zeit im Konferenzraum verbracht und haben hier jede Menge Erfahrung. Beleuchten wir die …üblichen… Details dieser Räume doch mal.

Einladung

Der Veranstalter lädt zu einem Thema ein und wenn er es gut macht, haben wir vorher eine Agenda und wissen genau, wie wir uns auf das Meeting vorbereiten können. Bei den Einladungen ist alles denkbar, von persönlicher Ansprache, über Zettel auf den Tisch, bis hin zu einem vernünftigen digitalen Kalender-Eintrag, der alle Details des Meetings enthält.

Ausstattung

Wenn wir Glück haben, sind Kaffee und Kekse vorbereitet. Realistisch ist es eher, dass es zu der Zeit, wo eigentlich das Meeting beginnen sollte, immer noch eine Schlange an der Kaffeemaschine steht. Schreibmaterial bringt hoffentlich jeder mit, nicht selten fehlt es bei vielen Teilnehmern. Die Stühle und die Bequemlichkeit sind die nächste Hürde. Im besten Fall sitzen die Teilnehmer im Kreis um einen halbwegs vernünftigen Konferenztisch und dürfen sich den Hals verdrehen, im schlimmsten Fall müssen die Knie als Tischersatz herhalten.

Konzentration

Vor Ort in der Firma sind viele Teilnehmer mit halber Aufmerksamkeit beim Tagesgeschäft, dass nur ein oder zwei Räume entfernt tobt. Im allerschlimmsten Fall werden Teilnehmer sogar aus dem Meeting geholt, so können wir sicherstellen, das wirklich keiner das Tagesgeschäft vergisst und sich vielleicht sogar konzentrieren könnte. Strecken, räuspern, mal kurz aufstehen und im Kreis laufen, undenkbar. Während am Schreibtisch mancher lieber steht, ein anderer lieber sitzen, noch andere ihren Stuhl gerne in einer halben Liegeposition haben, sitzen am Konferenztisch alle gleich unbequem.

Mitarbeit

Mitarbeiten am Thema im Konferenzraum beschränkt sich auf Zwischenrufe, mal mehr, mal weniger koordiniert. Wir können vielleicht unsere Meinung sagen oder höflich nicken. Wer allerdings annimmt das die Teilnehmer auf ihrem Notebook, im schlimmsten Fall noch auf dem Schoß, produktive Dinge tun, der hat nie selbst als Teilnehmer in einer Konferenz teilgenommen. Das einzige, woran man sich anschließend erinnert, sind die Schmerzen im Handgelenk oder die Anzahl der runtergefallenen Mäuse der Kollegen.

Videokonferenzen

Nun vergleichen wir das mal mit dem anderen extremen Beispiel, einer Videokonferenz mit Mitarbeitern im Home-Office.

Einladung

Die Einladung erfolgt schon mal technisch bedingt digital. In diesem Setup sind wir es gewohnt, komplett mit digitalen Tools zu arbeiten und niemand käme auf die Idee, Einladung per Post zu verschicken. Eigentlich zeigt sich hier bei Videokonferenzen vs Konferenzräume der wichtigste grundsätzliche Unterschied: Wir sind bereits in einer komplett digitalen Umgebung, wodurch viele Dinge grundsätzlich strukturierter angegangen werden.

Ausstattung

Was Kaffee und Kuchen angeht, ist jeder sein eigener Herr / Dame. Während manche einen Kaffee, andere einen Matcha-Tee bevorzugen, sind Schlangen an der Kaffeemaschine eher unwahrscheinlich. Jeder bereitet seinen Arbeitsplatz so vor, wie er oder sie es bevorzugt. Schreibmaterial haben wir vielleicht auf dem Tisch, unsere digitalen Notizen haben wir aber auf jeden Fall immer dabei. Jeder kann Word, Notepad oder irgendwas anderes öffnen. Da wir eh schon digital unterwegs sind, ist eine Aufzeichnung des Meetings oder ein anschließendes Versenden der Power Point Präsentation sehr einfach und damit wahrscheinlich. In jedem Fall haben wir ein optimales Setup für Notizen. 

Konzentration

Beim Sitzkomfort gibt es keine Abstriche. Jeder nimmt von seinen primären Arbeitsplatz aus Teil und hat somit die beste ihm verfügbare Ausrüstung. Alle können geradeausschauen und niemand muss den Kopf verdrehen, kein steifer Nacken, keine Rückenprobleme. Unauffälliges Strecken unter dem Tisch sogar kurz aufstehen ist kein Problem. Jeder kann sein Mikrofon ausschalten, um sich zu räuspern, kurz zu husten oder die Kids um Ruhe zu bitten. Wer möchte, kann sogar im Stehen teilnehmen. Jeder richtet sich den Platz nach eigenen Bedürfnissen ein. Ich sitze im Moment zum Beispiel gerade im Gartenstuhl und neben mir spielt meine Tochter im Sand. Meine Ausrüstung ist aber für die aktuelle Aufgabe optimal gewählt und ich werde in kaum einem Setup besser für diese Aufgabe, die Kreativität benötigt, ausgerüstet sein.

Wenn die Aufmerksamkeit nachlässt, was bei jedem nach einer gewissen Zeit passiert, müssen wir uns nicht die Konzentration zurück erkämpfen, sondern können mit einem kurzen Blick aus dem Fenster unsere Gedanken sammeln. Außerdem befinden wir uns in einem wesentlich angenehmeren Setup als einem Konferenzraum, wir befinden uns in unserem Zuhause. Das Tagesgeschäft ist digital abgeschaltet, wir sind schlicht nicht erreichbar. Kein Kollege kann vom Nebenraum schnell herein laufen und uns stören. Durchaus herein laufen kann die Tochter oder der Sohn. Dieser Punkt ist natürlich eine Herausforderung, nach meiner Erfahrung kann man die Kinder wesentlich leichter erziehen als die Kollegen. Zumal ein hereinstürmender Kollege zumindest bei mir eine vollkommen andere Reaktion als ein hereinstürmendes Kind verursacht.

Mitarbeit

Im Home-Office kann sich jeder beteiligen. wenn wir unseren Bildschirm freigeben und den Kollegen ein Dokument zeigen, wie wir es live bearbeiten, können diese es viel besser nachvollziehen. Gleichzeitig können wir bei vielen Programmen sogar gemeinsam an Dingen arbeiten. Der Veranstalter hat die freie Wahl und kann die Teilnehmer jederzeit aktiv mitarbeiten oder Übungen durchführen lassen. Jeder Teilnehmer hat seine komplette Arbeitsfläche vor sich, die den für ihn bestmöglichen Zustand und die bestmögliche Produktivität ergibt.

Fazit

Natürlich hängt im Home-Office viel mehr vom Mitarbeiter ab. Während in den Büros eine bestimmte Anordnung der Schreibtische und Geräte den Mitarbeitern aufgezwungen wird, dürfen und müssen wir zu Hause alles selbst organisieren. Wenn unser Arbeitgeber oder ein externer Berater uns hier unterstützt, kann das nur zum Erfolg führen. Haben wir unseren Arbeitsplatz erst mal organisiert, nutzen wir diesen Arbeitsplatz für einfach alles. Wir haben in jeder Situation, auch während einer Konferenz, diesen für uns optimalen Arbeitsplatz. Für mich ist das Fazit aus dem Test Videokonferenzen vs Konferenzräume ein klarer Sieg für Virtuelle Welt.

Eure Meinung

Jeder Mensch ist unterschiedlich und jeder Arbeitsplatz auch. Wie läuft es bei euch? Mögt ihr lieber Videokonferenzen oder Konferenzräume? Wo könnt ihr euch von der Konferenz am meisten merken? Wo könnt ihr euch an den Konferenzen besser beteiligen?
Und vor allem: Habt Ihr schon mal im Garten an einer beruflichen Videokonferenz teilgenommen?

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