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Auftakt zur Serie, Teil 1 von 6.
Stress. Druck. Einfach „zu viel“. Dieses Gefühl, wenn man so viel zu erledigen hat, dass man innerlich blockiert. In so einer Situation muss ich mich zwingen, weiter zu machen und der Kampf Dinge abzuarbeiten ist alles aber sicher nicht produktiv. Ein Freund (hahaha) hatte eine Position, in der er für mehrere komplexe Aufgabenfelder zuständig war. Als Pragmatiker und „Macher“ stürzte er sich in die Aufgaben. Ständig kamen aus den verschiedenen Bereichen Mitarbeiter und baten um Hilfe. Das klappte super, so lange die Herausforderungen schnell und in wenigen Schritten abgearbeitet werden konnten. Die Herausforderungen und Projekte wachsen jedoch mit unserer Entwicklung und so stand auch der Freund irgendwann vor einem Berg von Aufgaben. Da er als Pragmatiker dazu neigte, alles im Kopf zu behalten, arbeitete der Kopf nach Feierabend weiter. Ständig dachte er an die Arbeit und an Aufgaben, an die er sich unbedingt erinnern wollte oder spielte im Kopf Lösungswege und Szenarien durch.
Wie produktiv meinst Du ist es, nach 10 Stunden Arbeit nach Hause zu gehen und dort permanent im Kopf weiter zu arbeiten? Man fühlt sich vielleicht unendlich cool und wichtig aber die Leistungsfähigkeit sinkt jeden Tag ein Stück weiter. Von der Lebensqualität sprechen wir lieber gar nicht. Vor allem kam unvermeidbar der Moment, in dem der Überblick verloren ging. Dann folgte die Blockade, die wir aus der Schulzeit kennen. Die Blockade legte sich allerdings auch auf alle Lebensbereiche. Es folgte eine extreme Vergesslichkeit im privaten, für die Frau und Kind wenig Verständnis hatten. Es kostete ihn viel Zeit und Disziplin, diese Blockade wieder aufzulösen. Gleichzeitig musste er neue Prozesse und Methoden erlernen und sich angewöhnen, was eine zusätzliche Belastung noch mehr Arbeit war. All das hätte er sich ersparen können, wenn er rechtzeitig innegehalten und seine Arbeitsmethoden überdacht hätte.
Wir kennen alle die Bilder von Kellern, in denen jemand alles um das er sich irgendwann irgendwie kümmern will, unsortiert rumliegen hat. Das ist kein schöner Anblick und geschafft wird da unten sicher nichts. Schaffe keinen Messi-Keller in Deinem Kopf.
Das Ziel ist klar: Nach dem Verlasen des Büros soll das Gehirn in den Feierabend Modus wechseln am am nächsten Morgen sollen die anstehenden Aufgaben strukturiert und übersichtlich zur Verfügung stehen. Alle Erinnerungen und Reminder sollen aus dem Kopf und Platz machen für die schönen Dinge im Leben. Optimalerweise begleitet uns unsere Todo-Liste auch durch den Tag und hilft uns den Überblick zu behalten, um schnell die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Der Weg dahin ist leichter, als wir denken: Aufschreiben. Sobald wir uns sicher sind, dass alles erledigt ist, kommen wir zur Ruhe. Erledigt heißt im Zweifel auch: Am Freitag so aufgeschrieben, dass wir uns ganz sicher sind, dass es am Montag weiter geht. Das wichtigste dabei ist, dass wir uns sicher sein müssen. Wir brauchen also ein gutes System und müssen damit üben. Da Menschen und Lebensweisen (zum Glück) sehr unterschiedlich sind, gibt es nicht die eine Lösung für alle. In dieser Serie werde ich Dir ein paar Lösungsansätze vorstellen und vor allem die praktische Arbeit damit etwas beleuchten. Natürlich gibt es noch viel mehr und wenn mir später noch bessere Apps auffallen oder Du mir welche empfiehlst, vervollständige ich die Serie.
Agenda
- Einleitung (dieses Dokument)
- Outlook 2013 Aufgaben
- Outlook 365 Aufgaben
- Trello
- MyLifeOrganized
- Fazit
