von Vor- und Nachteile nüchtern betrachtet.
Auf dem Tisch im Konferenzraum des traditionellen Familienunternehmens Mustermanns GmbH & Co KG liegen sie, die Zettel mit den Kugelschreibern. Hier findet das Meeting mit dem modernen Systemhaus MusterSystems statt. Michael von Mustermanns und Tim von MusterSystems leiten jeweils die Teams und freuen sich auf ein produktives Meeting. Michael nutzt sein Time/System und Tim sein Tablet. Ein Blick auf die Arbeitsweisen beiden Teams offenbart viele Unterschiede. Genannte Produkte, Tools und Apps sind nur Beispiele. OneNote könnte auch Notion oder Evernote sein.
Vorbereitung am Abend zuvor
Michael hat sich die Agenda im Outlook angeschaut und in sein Notizbuch abgeschrieben. Michael schreibt seit seiner Kindheit sehr viel und daher ist Schreiben für ihn sehr leicht und er muss sich dafür nicht konzentrieren. So kann er während des Schreibens nochmal über das Thema reflektieren. Er sitzt dazu an seinem Schreibtisch in seinem Büro.
Michael erinnert sich, dass das Thema vor einigen Jahren schonmal zu einem Konflikt geführt hat und sucht in seinen Notizen. Leider findet er nichts im Time/System und durchsucht die in teils abgetippten Notizen auf seinem Computer. Da er nicht alle Notizen abschreibt, findet er nichts. Er notiert, woran er sich noch erinnert. Als nächstes ruft er auf seinem Computer das PDF mit den Informationen zu dem Thema auf. Er macht sich einige Notizen auf seinem Notizblock, die im Meeting wichtig sein könnten.
Tim ist am Abend vor dem Meeting auf den Balkon gegangen. Er genießt gerade den Sonnenuntergang und geht auf dem Tablet die Agenda des Meetings nochmal durch. Er bewegt sich viel dabei. Die Agenda ist schnell von Outlook in eine neue OneNote Seite kopiert. Er liest die Agenda durch und reflektiert. Tim ist es gewohnt schnell auf alle Informationen zugreifen zu können und hält den Overhead von Arbeit bewusst gering. Er praktiziert es, schnell zwischen komplexen Themen umzuschalten und merkt sich bewusst wenig und strukturiert und dokumentiert lieber.
Auch Tim erinnert sich an den Konflikt in dem lange vergangenen Meeting und sucht kurz. Er findet im OneNote seine Notizen zu dem Meeting, die Notizen zur Nachbereitung und sogar im OneDrive diverse Inhalte dazu. Insbesondere findet er Notizen eines Mitarbeiters aus dem Meeting, in dem die Lösung gefunden wurde. Es gab den Konflikt, dann wurde dieser bearbeitet und aufgelöst. Ein damals neuer Mitarbeiter Mustermanns, der heute in der Leitung ist und beim Meeting auch dabei sein wird, hatte damals die Lösung. Die neue OneDrive Suche blendet noch ein weiteres Thema ein, dass inhaltlich dazu passt. Er lässt sich von einer KI ein komplex aussehendes Dokument zu dem Thema kurz zusammenfassen.
Tim zieht die wichtigsten Dokumente in sein OneNote, überfliegt sie kurz und macht sich einige kurze Notizen dazu. Er fügt die Profile der Teilnehmer in seinem Dokument hinzu und liest nochmal kurz, wen er treffen wird.
Durchführung
Im Meeting stellen sich die Teilnehmer vor. Michael merkt sich diese Informationen und ist auf seine Erinnerung und den Inhalt der Visitenkarten beschränkt. Tim hat sich die LinkedIn und Xing Profile verlinkt, soweit vorhanden.
Michael reflektiert das letzte Jahr und fasst es zusammen. Tim bemerkt einige Lücken und macht sich gelegentlich Notizen. Eine Aussage von Michael überrascht ihn und er kann schnell in seinen Notizen etwas dazu finden. Er kopiert das in das aktuelle Notizbuch.
Die beiden Teams verhalten sich beim Gespräch sehr unterschiedlich. Bei Mustermanns wird überwiegend zum Vortragenden geschaut und wenig notiert. Bei MusterSystems sind die Hände ständig an den aufgestellten Tablets und ständig finden kaum merkliche Fingerbewegungen statt, bei denen sich Teilnehmer Notizen machen.
Als Tims Rückblick beginnt, startet er, wie vereinbart, eine Aufzeichnung. Alles, was Teilnehmer von MusterSystems sagen, darf aufgezeichnet werden und wird den Teilnehmern anschließend mit KI generiertem Transkript zur Verfügung gestellt. Tim ist tiefer vorbereitet und kann die ausführenden Personen ansprechen und loben, und kann Ideen ansprechen, die für Projekte entscheidend waren. Er scrollt gelegentlich auf seinem Notizbuch, während er spricht. Bei einem Thema gibt es eine Rückfrage aus Michaels Team, Tim notiert sofort, dass er das später beantworten wird. Ein Mitarbeiter von Tim ruft direkt ein technisches Dokument dazu auf und macht von dort Notizen, die er an Tims Notizbuch sendet.
Schließlich geht es weiter im Meeting und es steht das 1. strategische Thema an. Michael hat nur die Notizen von gestern, obwohl einige davon durch die Rückfrage seines Kollegen nicht mehr aktuell sind. Tim kann in der Diskussion des Themas immer gleich die verantwortlichen und ausführenden benennen und ist selbst bei komplexen Themen auskunftsfähig. Manchmal benötigt er einen Moment, aber durch die in seinem Notizbuch vorbereiteten Links und Dokumente kann er schnell in die Tiefe gehen, wenn es notwendig ist.
Beim zweiten strategischen Thema dreht Tim kurz sein Notebook und zeigt ein Video eines Wettbewerbers von Mustermanns. Tim kann schnell alle mit seinen Ideen begeistern. Einwände nimmt er auf, kann er aber fast alle schnell mit Fakten aus anderen Projekten behandeln. Er kann sogar mehrfach auf Mitarbeiter aus Mustermanns verweisen, die konkrete Erfahrungen in den Bereichen haben. Dass Tim Zugriff auf die Lebensläufe einiger Mitarbeiter von Mustermanns hat, die diese auf Linkedin bzw. Xing sind, erstaunt Michael. Es können noch im Meeting bereits erste Schritte vereinbart.
Als das alte Konfliktthema auf den Tisch kommt, zeigt sich der Unterschied in der Vorbereitung sehr deutlich. Während Michael nur die Probleme benennen kann, kennt Tim die Lösungen und kann Michaels Problem als positives Beispiel für die Zusammenarbeit anführen. Wiederum kann er detailliert auf Inhalte von vergangenen Meetings verweisen, obwohl er teilweise nicht anwesend war und Personen gezielt loben. Der Mitarbeiter von Mustermanns, der damals die Lösung brachte, wird von Tim hervorgehoben und nochmal zu seiner Beförderung beglückwünscht.
Michaels Team kann wichtige Rückfragen nicht beantworten, da ein zuständiger Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. Bei Tim sind digitale Prozesse der Standard und da Notizen immer digital sind, bleibt selbst bei einem Personalwechsel viel Wissen in der Firma. Durch Verlinkungen können wir relevante Informationen des Unternehmens aber auch des Ganzen Internets, in die Notiz integrieren. Medien und Dokumente können wir als zusätzliche Dimensionen von Informationen betrachten.
Nachbereitung
Alle sind glücklich, dass so viel geschafft wurde. Michael hat ein komisches Gefühl, das er etwas vergessen hat. Irgendetwas nagt an seinen Gedanken. Trotzdem beenden alle das Meeting und jeder macht sich an seine Nachbereitung.
Tims Team macht einen Spaziergang und beim Gespräch komme einige Dinge hoch, die schnell durch das Handy ins Notizbuch getippt werden. In einem nahen Caffè kommen Tablets wieder auf den Tisch und es wird über das Meeting reflektiert. Jeder hat eigene Notizen und sie werden schnell abgeglichen. Es gibt eine Unsicherheit aber da die Transkription der Aufzeichnung bereits vorliegt, kann eine schnelle Suche die Frage beantworten. Ein Mitarbeiter hat ein für das Thema wichtiges Dokument gefunden und einige Teilnehmer kopieren sich dieses aus seinen Notizen heraus. Jeder hat eine einzige Seite in seinem Notizbuch, in der die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung mit allen Informationen vorhanden sind. Die Projektbezogenen Notizbücher sind geteilt und während die Notizen persönlich sind, sind sie projektbezogen für alle Teilnehmer eines Projektes verfügbar.
Tims Team macht sich auf die Rückreise an ihre jeweiligen Standorte. Während der Reise können Mitarbeiter Online weiterhin auf sämtliche Daten zugreifen. Einige nutzen das und es beginnt sogar schon die Arbeit an den vereinbarten Projekten. Mit dem frischen und vor allem detaillierten Wissen und der Möglichkeit, jederzeit nachzuschlagen, können Schlüsselprobleme schnell bearbeitet werden. Noch während der Rückreise sind die wichtigsten Weichen für das Projekt gestellt. Ein Teilnehmer diskutiert während der Fahrt sogar mit einer KI die Themen, um eine weitere Perspektive zu erhalten. Da auch die KI den Chat grundsätzlich in Textform und kopierbar vorhält, wird er die entscheidenden Teile später einfach wieder herauskopieren.
In Michaels Team macht jeder für sich eine Nachbereitung. Michael geht wieder in sein Büro und geht seine schriftlichen Notizen durch. Er kann erst jetzt an seinem PC Dinge nachprüfen. Er muss sehr viel Zeit in die Nachbereitung investieren, da bei Mustermanns Informationen nicht immer digital durchsuchbar gespeichert werden. Digitale Notizen sind nicht üblich und somit geht viel Wissen auf Papier für die Firma verloren. Daher ist am Folgetag ein weiteres Meeting geplant, wo alle Teilnehmer aus Mustermanns sich nochmal treffen, um die Themen gemeinsam zu reflektieren.
Bei der Recherche entgleisen Michael die Gesichtszüge. Er findet aufgrund seines hohen Zeiteinsatzes zufällig eine Notiz zu einem alten Projekt. Es wird ihm klar, dass er eine wichtige Zusage, die er im Meeting gemacht hat, nicht einhalten kann. Er ist von falschen Voraussetzungen ausgegangen. Er notiert sich, dass er zukünftig weitere Personen in das Meeting einladen muss.
Aber auch Michael lernt dazu. Er überträgt die wichtigsten Notizen nun in Word Dokumente. Natürlich nicht alle, da er langsam müde wird. Er mailt anschließend seine Zusammenfassung an die anderen Teilnehmer seines Teams.
Ein Mitarbeiter aus seinem Team findet die gleiche Herausforderung. Er beginnt noch am Abend daran zu arbeiten, zu einer Zeit, wo er eigentlich für seine Familie da sein sollte. Seine Tochter hätte ihn für ein Problem in der Schule gebraucht, sie schreibt am Folgetag eine Arbeit.
Noch ein Blick zu Tims Team: Ein Mitarbeiter von Tim ist noch nicht lange im Team. Als er seine Notizen durchsucht, werden auch die aus seiner letzten Anstellung durchsucht und dort hatte man eine vergleichbare Herausforderung, die nun Mustermanns trifft. Ihm wird klar, was das für das Projekt bedeutet und er schreibt eine kurze Notiz in den Teams-Chat zu dem Projekt. Ein anderer Mitarbeiter hat eine Idee und schreibt diese in den gleichen Chat, den alle lesen können. Danach hilft er seinem Sohn bei den Hausaufgaben.
Michaels Problem ist von Tims Team gelöst, noch bevor Michael und sein Mitarbeiter es am Abend finden.
Fazit
Notizen sind Daten und Wissen. Wenn wir Notizen auf Papier machen und Papier als Datenspeicher nutzen, müssen wir Informationen sehr aufwendig durchsuchen und selbst dann können wir nur auf sehr kurze Zeiträume zugreifen. Die wichtigsten Informationen müssen wir dann doch wieder ins digitale übertragen, um sie zu teilen oder um sie durchsuchbar zu machen.
Digitale Notizbücher können, bei richtiger Organisation, all das automatisch machen.
Gleichzeitig können digitale Notizbücher ein Kommunikations- und ein Organisations-Mittel sein. Es kann zusammen an Notizen gearbeitet werden und Informationen können schnell hinein oder heraus kopiert werden. Der Mensch kann sich auf seine Fähigkeiten und die Arbeit mit der Information konzentrieren und muss nicht so viel Zeit in die Arbeit an der Information aufwenden.
Nachtrag
Die neuesten Änderungen an der OneDrive Suche steigern die Effektivität nochmal erheblich:
